(趣旨)

第1条　この規程は、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた電磁的記録(以下「電子文書」という。)に係る取扱いについて、稲敷地方広域市町村圏事務組合文書事務規程(昭和54年稲敷地方広域市町村圏事務組合訓令第1号。以下「文書事務規程」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この訓令の用語の意義は、文書事務規程において使用する用語の例による。

(電子メールによる電子文書の施行)

第3条　次の各号のいずれかに該当する文書は、電子文書として電子メールにより施行することができる。この場合において、電子メールによる施行は、原則として電子メール本文に施行する電子文書を添付することにより行うものとする。

(電子文書の収受)

第4条　電子メール、磁気ディスク等の記録媒体によって到着した電子文書は、主管課長が収受するものとする。

(電子メールによる電子文書の収受日)

第5条　電子メールにより受領した電子文書の収受日は、利用する電子メールシステムに当該電子文書が記録された日とする。

(収受後の電子文書の廃棄及び保管)

第6条　主管課長は、用紙に出力後の電子文書については、速やかに廃棄しなければならない。ただし、当該用紙に出力後の電子文書を再利用する予定がある等の理由により引き続きサーバ内において保管する必要のあるものについては、この限りでない。

(電子文書の保管方法)

第7条　主管課長は、保管する必要のある電子文書はサーバ、磁気ディスク等の適切な方法により管理しなければならない。

(記録媒体の管理)

第8条　記録媒体は、改ざん、盗難、漏えい又はその経年劣化等による消失若しくは変化を防止するための適切な措置を講じ、管理しなければならない。

(電子文書の廃棄)

第9条　保存年限の経過した電子文書を廃棄するときは、消去、記録媒体の破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。

(その他)

第10条　この規程に定めるもののほか、電子文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。