○稲敷地方広域市町村圏事務組合個人情報保護事務取扱要綱

平成17年3月3日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 個人情報の取扱い(第4条―第19条)

第3章 請求の受付(第20条―第26条)

第4章 開示請求に対する決定及び実施(第27条―第35条)

第5章 訂正等の請求に対する決定及び実施(第36条―第41条)

第6章 審査請求(第42条―第46条)

第7章 補則(第47条―第50条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この要綱は,稲敷地方広域市町村圏事務組合個人情報保護条例(平成17年稲敷地方広域市町村圏事務組合条例第2号。以下「条例」という。)及び稲敷地方広域市町村圏事務組合管理者が管理する個人情報の保護に関する規則(平成17年稲敷地方広域市町村圏事務組合規則第2号。以下「規則」という。)の規定に基づく個人情報の取扱い並びに個人情報の開示,訂正,削除及び目的外利用等の中止の請求に係る事務(以下「個人情報の保護に係る事務」という。)の処理について,必要な事項を定めるものとする。

(事務の分掌)

第2条 個人情報の保護に係る事務の分掌は,おおむね次のとおりとする。

(1) 管理課の事務

 個人情報の保護に係る事務の指導及び助言に関すること。

 個人情報の開示,訂正,削除及び目的外利用等の中止の請求(以下「開示等の請求」という。)に係る一般的な相談及び案内に関すること。

 個人情報取扱事務の登録に関すること。

 個人情報の開示等の請求に係る個人情報を取り扱う課等(以下「所管課」という。)との連絡及び調整に関すること。

 個人情報の開示等の請求をしようとする者が当該請求に係る個人情報の本人又はその代理人であることの確認に関すること。

 個人情報の開示等の請求に係る受付,受理及び請求書の所管課への送付に関すること。

 個人情報の開示の実施場所の提供に関すること。

 開示の請求に係る個人情報の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。

 稲敷地方広域市町村圏事務組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

 個人情報の開示等の請求に対する決定に係る審査請求の受付及び受理に関すること。

 審査会に対する諮問に関すること。

 審査会の答申を受けて行った審査請求に対する裁決及び当該裁決に係る書面の交付に関すること。

 個人情報の取扱いに係る苦情の申出の受付に関すること。

 個人情報を検索するための資料の整備及びその閲覧に関すること。

 運用状況の公表に関すること。

(2) 所管課の事務

 個人情報届出書の作成に関すること。

 個人情報目的外利用(申請・報告)書の作成に関すること。

 個人情報外部提供(協議・報告)書の作成に関すること。

 個人情報の開示等の請求に係る相談に関すること。

 個人情報の開示等の請求に係る個人情報の検索に関すること。

 管理課から送付された個人情報の開示等の請求書の受領に関すること。

 個人情報の訂正の請求に係る個人情報の内容の正誤の確認に関すること。

 個人情報の削除の請求に係る個人情報の取扱い及び収集に関する事実関係の調査に関すること。

 個人情報の目的外利用等の中止の請求に係る個人情報の取扱いに関する事実関係の調査に関すること。

 第三者からの意見の聴取に関すること。

 個人情報の開示の請求に係る個人情報を開示する旨又は開示しない旨の決定(以下「開示・非開示の決定」という。)及びその通知に関すること。

 個人情報の開示等の請求に対する決定の期間の延長及びその通知に関すること。

 個人情報の開示の決定に係る個人情報の写しの作成及び交付に関すること。

 個人情報の訂正,削除及び目的外利用等の中止の請求に対する諾否の決定並びにその実施及び通知に関すること。

 管理課から送付された審査請求書の受領に関すること。

 審査請求に対する弁明書の作成等に関すること。

(個人情報保護事務の窓口)

第3条 個人情報取扱事務の届出に係る事項を記載した目録を閲覧に供すること並びに個人情報の開示等の請求の受付その他個人情報保護に係る事務を取り扱う窓口は,管理課とする。

第2章 個人情報の取扱い

(届出の区分)

第4条 個人情報取扱事務の届出は,固有事務(所管課固有の事務をいう。以下同じ。)及び全庁共通事務(複数の所管課に共通する事務をいう。以下同じ。)に区分して行うものとする。

(固有事務の届出等)

第5条 所管課長は,個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは,あらかじめ,当該事務について個人情報届出書(規則様式第1号。以下「届出書」という。)を次のとおり作成し,管理課長に提出するものとする。なお,この届出書の記入単位は,個別フォルダーを目安に行うものとする。

(1) 「個人情報の記録の名称」の欄については,当該事務において取り扱う個人情報の記録の名称を具体的に記入すること。

(2) 「事務の目的」の欄については,個人情報を取り扱う具体的な目的を明確に記入すること。

(3) 「個人情報の対象者」の欄については,当該事務において記録されることとなる個人情報の対象者の範囲を明確に記入すること。

(4) 「事務の開始年月日」の欄については,当該個人情報取扱事務を開始する具体的な年月日を記入すること。

(5) 「個人情報の記録内容」の欄については,当該文書等に記録されることとなる個人情報の項目を選択し,該当するすべての□に印を付けること。

(6) 「収集方法」の欄については,当該個人情報の主な収集先を「本人」又は「本人以外」から選択し,□に印を付け,本人以外から収集する場合には,条例第8条第2項各号のいずれかに該当するか号数を記入するとともに,具体的な収集先について,該当する□に印を付け,その名称を( )内に記入すること。

(7) 「記録形態」の欄については,当該個人情報の記録媒体を選択し,該当する□に印を付けること。

(8) 「処理方法」の欄については,個人情報を処理する方法を「電算処理」又は「マニュアル処理」のいずれか選択し,該当する□に印を付けること。

(事務の変更・廃止の届出等)

第6条 所管課長は,既に届出をしている事務の内容を変更し,又は廃止しようとするときは,あらかじめ,個人情報変更・廃止届出書(規則様式第2号。以下「変更・廃止届出書」という。)を次のとおり作成し,管理課長に提出するものとする。

(1) 「個人情報の記録の名称」の欄については,個人情報届出書に記載した名称を記入すること。

(2) 「届出の区分」の欄については,「変更」又は「廃止」のいずれか該当する方の□に印を付けること。

(3) 「変更・廃止予定年月日」の欄については,当該個人情報取扱事務を変更し,又は廃止する具体的な年月日を記入すること。

(4) 「変更・廃止の理由」の欄については,当該個人情報の取扱いを変更し,又は廃止する具体的な理由を記入すること。

(5) 「変更内容」の欄については,当該個人情報の取扱いに係る変更内容を端的に記入すること。

2 所管課長は,変更の届出を行う場合にあっては,併せて新たに変更後の届出書を作成し,前項の変更・廃止届出書に添付するものとする。

(全庁共通事務の届出等)

第7条 所管課長は,新たに開始しようとする個人情報取扱事務が全庁共通事務であると思われるものについては,事前に管理課と協議するものとし,当該事務を全庁共通事務とすることを決定した場合には,当該主管課が届出担当課として第5条に規定する届出を行うものとする。

2 前項の規定による届出をしている事務の内容の変更又は廃止については,前条の規定を準用する。この場合において,同条中「所管課長」とあるのは,「届出担当課長」と読み替えるものとする。

(事後の届出)

第8条 所管課長は,緊急かつやむを得ないときは,前3条に規定する届出書又は変更・廃止届出書を事務の開始後において提出することができる。

(届出書の保管)

第9条 所管課長は,個人情報取扱事務の適正な管理を行うため,次に掲げる届出書の写しを備えておくものとする。

(1) 当該所管課の固有事務の届出書

(2) 当該所管課に係る全庁共通事務の届出書

(登録等)

第10条 管理課は,第5条又は第7条第1項の届出書の提出があったときは,届出事項を審査のうえ,登録簿に登録するとともに,審査会へ報告するものとする。

2 管理課は,前項の登録簿を情報公開コーナーに備え付け,一般の閲覧に供するものとする。

(登録の変更)

第11条 管理課は,第6条又は第7条第2項の変更の届出があったときは,登録事項を変更し,その旨を審査会へ報告するものとする。

2 管理課は,登録を変更したときは,変更後の登録簿に変更年月日を記載するものとし,変更前の登録簿には変更がある旨を表示し,別葉にして保存しておくものとする。

(登録の抹消)

第12条 管理課は,第6条又は第7条第2項の廃止の届出があったときは,当該事務の登録を抹消し,その旨を審査会へ報告するものとする。

2 管理課は,登録を抹消したときは,当該事務に係る登録簿を削除するものとし,削除した登録簿には,抹消した旨の表示をし,別葉にして保存しておくものとする。

(本人以外収集の報告)

第13条 所管課は,条例第8条第2項の規定により個人情報を本人以外のものから収集するときは,管理課を経由して審査会に報告するものとする。

(目的外利用の手続)

第14条 条例第9条第2項の規定により個人情報の目的外利用を行おうとする課(以下「利用課」という。)は,個人情報目的外利用申請書(規則様式第3号)を次のとおり作成し,当該個人情報の所管課の長の承認を受けなければならない。

(1) 「目的外利用を行う個人情報の記録の名称」の欄については,目的外利用を行う個人情報について,その記録の名称を具体的に記入すること。

(2) 「目的外利用の方法」の欄については,該当する方法の□に印を付けること。

(3) 「目的外利用を行う理由」の欄については,個人情報の目的外利用を行う理由を具体的に記入すること。

(4) 「目的外利用を行う個人情報の記録の内容」の欄については,個人情報の目的外利用を行う具体的な項目を選択し,該当するすべての□に印を付けること。

(5) 「目的外利用の根拠」の欄については,個人情報の目的外利用を行う根拠について,条例第9条第2項各号のいずれかに該当するか記入するとともに,当該目的外利用が法令等に基づく場合には,当該法令等の名称及びその条項等について記入すること。

(6) 「目的外利用の期間」の欄については,個人情報の目的外利用を行う期間を明確にできる場合にあっては当該期間を記入し,期間を明確にできない場合にあっては「無期限」を○で囲むこと。

2 利用課は,前項の規定による目的外利用の承認を受けるに当たっては,あらかじめ,管理課との協議を経なければならない。

3 利用課の長は,個人情報の目的外利用を行ったときは,個人情報目的外利用報告書(規則様式第3号)を作成し,管理課を経由して審査会に報告するものとする。この場合において,個人情報目的外利用報告書の作成方法は,第1項各号の規定を準用する。

(外部提供の手続)

第15条 所管課は,条例第9条第2項の規定により個人情報の外部提供を行おうとするときは,個人情報外部提供協議書(規則様式第4号)を次のとおり作成し,あらかじめ,管理課との協議を経なければならない。

(1) 「外部提供先」の欄については,個人情報の外部提供を行う相手方について,具体的な名称を記入すること。

(2) 「外部提供を行う個人情報の記録の名称」の欄については,外部提供を行う個人情報について,その記録の名称を具体的に記入すること。

(3) 「外部提供の方法」の欄については,該当する方法の□に印を付けること。

(4) 「外部提供を行う理由」の欄については,個人情報の外部提供を行う理由を具体的に記入すること。

(5) 「外部提供を行う個人情報の記録の内容」の欄については,個人情報の外部提供を行う具体的な項目を選択し,該当するすべての□に印を付けること。

(6) 「外部提供の根拠」の欄については,個人情報の外部提供を行う根拠について,条例第9条第2号各号のいずれかに該当するか記入するとともに,当該外部提供が法令等に基づく場合には,当該法令等の名称及びその条項等について記入すること。

(7) 「外部提供の期間」の欄については,個人情報の外部提供を行う期間を明確にできる場合にあっては当該期間を記入し,期間を明確にできない場合にあっては「無期限」を○で囲むこと。

2 所管課は,個人情報の外部提供を行うときは,あらかじめ提供先における個人情報の管理体制の安全確認を行う等,当該個人情報の保護を図るために必要な措置を講ずるものとする。

3 所管課の長は,個人情報の外部提供を行ったときは,個人情報外部提供報告書(規則様式第4号)を作成し,管理課を経由して審査会に報告するものとする。この場合において,個人情報外部提供報告書の作成方法は,第1項各号の規定を準用する。

(オンライン結合の協議等)

第16条 所管課は,条例第10条第1項ただし書の規定によりオンライン結合による個人情報の提供を行おうとするときは,当該システム開発の構想又は計画の段階から,管理課及び関係課と協議するものとする。

2 所管課長は,オンライン結合を行ったときは,その内容について管理課を経由して審査会に報告しなければならない。

(個人情報の取扱いに係る審査会への諮問)

第17条 所管課長は,条例第6条第2項ただし書条例第8条第2項第8号条例第9条第2項第7号及び条例第10条第1項ただし書の規定に基づき審査会の意見を聴くときは,個人情報保護諮問書(規則様式第13号)を作成し,管理課を経由して諮問するものとする。この場合において,所管課長は,事前に管理課長と諮問の内容について協議しなければならない。

(個人情報保護管理者の責務)

第18条 条例第11条に規定する個人情報保護管理者の責務は,次のとおりとする。

(1) 個人情報の取扱状況を定期的に点検し,所属職員の指揮,監督に努めること。

(2) 個人情報は,キャビネット等に保管するなど,散逸を防止すること。

(3) 個人情報を取り扱う権限のない者に個人情報の取扱いをさせないこと。

(4) 電磁的記録等は,その媒体の特殊性に応じた安全保護措置を講ずること。

(5) 不必要になった個人情報(稲敷地方広域市町村圏事務組合文書事務規程(昭和54年稲敷地方広城市町村圏事務組合訓令第1号。以下「文書事務規程」という。)に規定する保存年限を経過したもの)を速やかに廃棄又は消去すること。

(6) その他個人情報の適正な管理及び安全保護のために必要な措置を講ずること。

(委託に伴う措置)

第19条 所管課は,個人情報の取扱いを伴う事務事業を委託する場合は,それぞれの委託に伴う事務事業の実態に応じて,適切な契約を受託者と取り交わすものとする。

第3章 請求の受付

(個人情報の開示等の請求に係る相談,案内)

第20条 管理課の個人情報保護事務を担当する職員(以下「担当職員」という。)は,個人情報の開示等の請求をしようとする者から相談を受けたときは,その趣旨,内容等を十分に聴取し,開示等の請求として対応すべきものかどうか確認するものとする。

2 担当職員は,前項の場合において,必要に応じ,所管課及び関係課の職員に対して,当該個人情報の開示等の請求をしようとする者との直接の対応を求めることができるものとする。

3 担当職員は,開示等の請求をしようとする個人情報が,条例第28条に該当する場合には,その旨を説明するとともに,所管課へ案内するなど,適切に対応するものとする。

(個人情報の開示等の請求の方法)

第21条 個人情報の開示等の請求は,原則として規則第8条に規定する個人情報開示請求書(規則様式第5号)又は規則第15条に規定する個人情報訂正・削除・目的外利用等の中止請求書(規則様式第11号)(以下「請求書」という。)に必要事項を正確に記入し,提出することによって行うこととし,口頭又は電話による請求は認めないものとする。

2 前項に定める請求の受付場所は,情報公開コーナーとする。

(本人確認等)

第22条 担当職員は,請求書の受付に際しては,請求書を提出した者(以下「請求者」という。)が,条例第12条条例第18条条例第21条又は条例第22条に掲げる請求をすることができる者(以下「請求権者」という。)に該当する者であることについて,規則第9条各号に定める書類等の提示又は提出を求めることにより確認するものとする。

(個人情報の特定等)

第23条 担当職員は,開示等の請求に係る個人情報について,請求者からその趣旨,内容等を十分聴取するとともに,条例第29条に定める検索資料(個人情報届出書,個人情報目的外利用報告書及び個人情報外部提供報告書並びにファイル基準表)を用いるほか,所管課との電話連絡又は所管課の職員が情報公開コーナーに出向いて確認するなどの方法により,迅速かつ的確な情報の特定に努め,次の事項について確認するものとする。

(1) 個人情報の開示等の請求に係る個人情報が存在していること。

(2) 個人情報の開示等の請求に係る個人情報が条例の適用を受けるものであること。

2 担当職員は,開示等の請求があった個人情報が存在しない場合には,原則として当該請求を受理することができない旨を説明するものとする。ただし,請求者が再度請求の意思を表明したときは,所管課に請求に係る個人情報の存否を再度確認させるため,また,請求者に対し,個人情報の不存在に係る審査請求の提起を行う余地を残すために,請求書の受付を行うものとする。

(請求書の記載事項等の確認)

第24条 管理課長は,提出された請求書の記載事項の確認について,次のとおり行うものとし,記載内容に不十分な箇所があるときは,請求者にその補正の指導をするものとする。

(1) 「請求日」については,請求者が情報公開コーナーに請求書を提出した年月日が記入してあること。

(2) 「あて先」については,当該請求のあった個人情報を管理する実施機関の名称が記入してあること。

(3) 請求者の「住所,氏名及び電話番号」については,次のとおりであること。

 請求権者であることの確認,開示等の請求に対する決定通知書(規則様式第6号及び第12号。以下「決定通知書」という。)及び決定期間延長通知書(規則様式第7号)の送付並びに開示を行う場合の連絡,調整等に必要であるので,正確に記入してあること。

 電話番号については,請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号が記入してあること。

 代理請求の場合は,請求者欄に代理人の住所,氏名及び電話番号を記入するとともに,「本人の氏名及び住所」の欄及び「本人との関係」の欄についても記入を求めること。

(4) 「請求に係る個人情報の件名又は内容」の欄については,請求のあった個人情報を特定するために重要であるので,件名又は内容が個人情報を検索することができる程度に具体的に記入してあること。

(5) 開示請求の場合にあっては,「開示の方法の区分」の欄において,閲覧又は写しの交付のいずれか請求者の希望する方法の□に印が付けてあること。

(6) 訂正,削除又は目的外利用等の中止の請求の場合にあっては,「請求の区分」の欄において,希望する請求の□に印が付けてあること。

(7) 訂正,削除又は目的外利用等の中止の請求の場合の「請求する内容又は理由」の欄については,具体的な請求の内容や該当する部分又はその理由について記入してあること。

2 担当職員は,訂正の請求の場合にあっては,当該請求に係る個人情報について条例第15条第1項の規定による開示を受けていることが必要であるので,当該請求者に開示請求に係る決定通知書の提示を求める等の方法により,既に開示を受けていることを確認するものとする。なお,開示を受けていない場合は,担当職員は,当該個人情報の開示を受ける必要があることを請求者に説明するものとする。

3 担当職員は,訂正,削除又は目的外利用等の中止の請求の場合にあっては,当該請求に係る個人情報の内容の正誤又はその収集,取扱い等の事実関係について証明する書類等の添付が必要であるので,当該書類等が請求書に添付されていることを確認するものとする。

4 担当職員は,請求者が第1項に定める補正の指導に応じないとき若しくは添付書類が不備であるとき又は訂正請求の場合であって当該個人情報の開示を受けていないときは,当該請求書の受付を拒むことができる。

(請求書の受理等)

第25条 担当職員は,前条第4項の規定により請求書の受付を拒むときを除き,提出された請求書の余白に受付印を押すことにより,当該請求書を受理するものとし,請求書の「処理欄」に次のとおり必要な事項を記入するものとする。

(1) 「本人等の確認」の欄については,当該請求者が請求権者であることの確認を行った書類で該当するものの□に印を付けるものとする。この場合において,「その他」に該当するときは,併せて書類の名称を( )内に記入するものとする。また,代理人による請求の場合は,併せて「代理人」の□に印を付けるとともに,当該代理人の資格を確認した書類の名称等を( )内に記入するものとする。

(2) 「所管課等の名称」の欄については,所管課の名称とともに,電話番号を記入するものとする。

2 担当職員は,請求書を受理したときは,副本1通を請求者に交付するとともに,次に掲げる事項を請求者に説明するものとする。

(1) 開示・非開示の決定は,請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に行うが,やむを得ない理由により14日を超えるときは,その理由を書面により通知すること。

(2) 開示をする旨の決定(請求に係る個人情報の一部を開示する旨の決定を含む。以下同じ。)の場合におけるその日時及び場所は,所管課が事前に請求者と連絡,調整のうえ,通知すること。また,開示をしない旨の決定(請求に係る個人情報の一部を開示する旨の決定を含む。)の場合におけるその理由は,書面により通知すること。

(3) 開示をする旨の決定の場合における当該開示をする旨の決定に係る個人情報の写しの作成に要する費用は,開示を受けようとする者の負担となること。

(4) 訂正,削除又は目的外利用等の中止の請求に対する決定は,請求書を受理した日の翌日から起算して30日以内に行うが,やむを得ない理由により30日を超えるときは,その理由を書面により通知すること。

(5) 訂正,削除又は目的外利用等の中止の請求を承諾する旨の決定(当該請求の一部を承諾する旨の決定を含む。以下同じ。)の場合におけるその実施日又は請求を拒否する旨の決定(当該請求の一部を拒否する旨の決定を含む。)の場合におけるその理由は,書面により通知すること。

(6) 前各号に定めるもののほか,必要な事項

(受理した請求書の取扱い)

第26条 担当職員は,前条の規定により請求書を受理したときは,請求書の副本1通を情報公開コーナーで保管するとともに,速やかに原本を所管課に送付するものとする。

2 所管課が請求書を受領した場合における当該請求に係る決定期間の起算日は,情報公開コーナーにおいて請求書を受理した日の翌日とする。

第4章 開示請求に対する決定及び実施

(開示請求を受け付けた後の事務手続)

第27条 開示請求書の送付を受けた所管課は,文書事務規程に定める手続に従い,請求書に収受印を押すとともに,文書収受簿(文書事務規程様式第1号)に必要な事項を記入する。

2 所管課は,開示請求に係る個人情報の内容に条例第16条各号のいずれかに該当する個人情報が含まれているかどうかについて調査するものとする。この場合において,非開示となる場合とは,条例第16条各号のいずれかに該当する場合のほか,開示の請求があった個人情報が存在しない場合をいう。

3 所管課は,前項の場合において,当該個人情報が明らかに開示できるものであるときを除き,管理課及び関係課と協議するものとする。

4 所管課は,開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されているときは,慎重かつ公正な決定を行うため,条例第14条第6項の規定により,必要に応じ,当該第三者から意見を聴取する等必要な調査を行うものとする。ただし,開示請求に係る個人情報に含まれる第三者に関する情報が,条例第16条各号の一に該当すること又は該当しないことが明らかであるときは,この限りでない。

(第三者に対する意見聴取の内容)

第28条 所管課は,前条第4項の場合において,次の各号に掲げる事項について第三者の意見を聴取するものとする。

(1) 請求者以外の個人に関する個人情報が含まれる場合 開示をした場合の当該個人の正当な権利利益を侵害するおそれの有無及びその内容

(2) 法人(国及び地方公共団体を除く。)その他の団体に関する情報又は事業を営む個人に関する情報が含まれる場合 開示をした場合の当該法人その他の団体又は個人の競争上の不利益の有無及びその内容

(3) 国又は他の公共団体に関する情報が含まれる場合 開示をした場合の協力関係又は信頼関係への影響の有無,審議,検討,調査,研究等への支障の有無及び事務事業の公正若しくは円滑な実施の困難性の有無

(第三者に対する意見聴取の方法等)

第29条 所管課は,第三者の意見を聴取するときは,第三者情報に関する意見照会書(規則様式第8号)により照会し,第三者情報に関する意見申述書(規則様式第9号)により意見の聴取を求めるものとする。この場合において,回答はおおむね1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。

2 所管課は,第三者情報について調査を行った後に,開示の決定をした場合は,次に掲げる事項を記載した第三者情報開示・訂正・削除・目的外利用等の中止決定通知書(規則様式第10号)により,当該第三者に対し速やかに通知するものとする。

(1) 請求に係る個人情報の件名又は内容

(2) 決定の内容

(3) 決定の理由

(4) 請求に対する開示の実施期日

(5) その他必要な事項

3 前2項に関する書面については,それぞれ写し1部を管理課に送付するものとする。

(開示・非開示の決定の事務手続)

第30条 開示・非開示の決定は,前3条に定める検討,協議,調査等の結果を踏まえ,所管課において,稲敷地方広域市町村圏事務組合事務決裁規程(平成21年稲敷地方広域市町村圏事務組合訓令第4号)等に定める権限を有する者の決裁を受けて行うものとする。この場合において,所管課は,管理課と事前に協議するものとする。

2 開示・非開示の決定の起案用紙には,次に掲げる書類を添付するものとする。

(1) 規則第10条に定める個人情報開示・部分開示・非開示決定通知書(規則様式第6号)の案

(2) 個人情報開示請求書

(3) 開示請求に係る個人情報の写し

(4) 決定期間を延長している場合にあっては,当該延長に係る起案文書

(5) 第三者の意見聴取を行った場合にあっては,当該意見聴取に係る書類

(6) 前各号に掲げるもののほか,開示・非開示の決定をするために必要と認める資料

3 決定通知書は,所管課が,次の事項に留意し,作成するものとする。

(1) 「請求に係る個人情報の件名又は内容」の欄については,開示請求に係る個人情報の件名又は内容を正確に記入すること。

(2) 「個人情報の開示の日時」の欄については,決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し,到達予定日から数日以後の,通常の勤務時間内の時間を指定すること。この場合において,所管課は,請求者及び管理課と事前に電話等により打ち合わせをするなどして,請求者の都合のよい日時を指定するものとする。

(3) 「個人情報の開示の場所」の欄については,原則として情報公開コーナーにおいて行うものとする。ただし,所管課が特に必要があると認める場合は,管理課と協議のうえ,開示を行う場所を別に定めることができる。

(4) 「個人情報の開示の区分」の欄については,閲覧又は写しの交付のいずれか,請求者の希望した方法の□に印を付けるものとする。なお,当初閲覧のみの希望の場合であっても,開示の当日に写しの交付を希望した場合には,請求書及び決定通知書等の記載内容を補正し,写しの交付を行うことができるものとする。

(5) 「個人情報の一部又は全部を開示することができない理由」の欄については,条例第16条の各号の一に該当する場合は,その該当する号の番号とともに,その理由をできる限り具体的に記入すること。ただし,条例第16条の各号の二以上に該当する場合は,その該当する号ごとに理由を記入すること。また,個人情報が存在しない場合には,「個人情報の不存在」を○で囲むこと。

(6) 「開示することができるようになる時期」の欄については,部分開示又は非開示の決定を行う場合であって,当該決定の時点において,おおむね1年以内に当該個人情報を開示することができないとした理由が消滅することにより,当該個人情報の全部又は一部を開示することができるようになることが明らかであるときは,その期日を記入するものとする。

(決定期間の延長)

第31条 所管課は,請求書の提出があった日の翌日から起算して14日以内に開示・非開示の決定をすることができないことが明らかになったときは,当該決定をしなければならない日の翌日から起算して30日を限度として当該決定期間を延長するものとする。この場合において,所管課は,次の事項に留意し,速やかに決定期間延長通知書(規則様式第7号)を作成し,請求者に送付するとともに,その写しを管理課に送付するものとする。

(1) 「請求に係る個人情報の件名又は内容」の欄については,開示請求のあった個人情報の件名又は内容を記入すること。

(2) 「当初の決定期間」の欄については,請求書を受理した日の翌日及び当該日から起算して14日目に相当する日を記入すること。ただし,当該14日目に相当する日が稲敷地方広域市町村圏事務組合の休日を定める条例(平成4年条例第1号)に規定する組合の休日(以下「組合の休日」という。)に当たる場合は,その翌日をもって決定期間の末日とする。

(3) 「延長後の決定期間」の欄については,当初の決定期間の末日の翌日及び当該日から起算して30日目に相当する日を記入すること。ただし,当該30日目に相当する日が組合の休日に当たる場合は,その翌日をもって延長後の決定期間の末日とする。

(4) 「延長の理由」の欄については,決定期間を延長するやむを得ない理由を可能な限り具体的に記入すること。

(決定通知書の送付)

第32条 所管課は,開示・非開示の決定をしたときは,速やかに決定通知書を作成し,これを請求者に送付するとともに,その写しを管理課に送付するものとする。

(開示の実施)

第33条 個人情報の開示は,次のとおり行うものとする。

(1) 個人情報の開示は,決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。

(2) 個人情報の開示を実施するときは,原則として所管課の職員及び担当職員が立ち会うものとする。

(3) 担当職員は,開示を受ける者に決定通知書の提示を求めるとともに,開示請求を受け付ける際と同様の方法により,当該個人情報に係る本人又はその代理人であることの確認に必要な書類の提出又は提示を求め,その内容を確認するものとする。

(4) 所管課の職員は,決定通知書に記入された個人情報と請求者が請求した個人情報とが一致すること,及び個人情報の開示の方法並びに写しの交付については,その数量及び写しの作成箇所等を請求者に対して確認のうえ,個人情報の開示を行うものとする。

(5) 担当職員は,条例第15条第3項の規定により開示の請求に係る個人情報の写しの交付を行うときは,当該個人情報の写しの作成に要した費用を当該請求者に告知するとともに,現金による納入を求め,納入が完了した後,領収書を交付するものとする。

(6) 請求者が当初閲覧のみを希望した場合であっても,開示の当日に写しの交付を希望した場合には,担当職員は,請求書及び決定通知書等の記載内容に補正を施し,写しを交付することができるものとする。

(7) 所管課の職員は,請求者が指定した日時に指定した場所に来なかったときは,請求者と連絡をとり調整の上,別の日時に個人情報の開示を実施することとする。この場合においては,新たな決定通知書の交付は行わないものとする。

(8) 担当職員は,個人情報の閲覧に当たって,請求者が当該個人情報を改ざんし,若しくは汚損し,又は破損するおそれがあるときは,当該個人情報の閲覧を中止させ,又は禁止することができるものとする。

(開示の方法)

第34条 個人情報の開示の方法は,次のとおりとする。

(1) 閲覧の方法は,次のとおりとする。

 文書,図画,写真については,これらの原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし,当該個人情報が汚損し,又は破損するおそれのあるとき,条例第17条第1項の規定による部分開示を行うとき,その他当該個人情報の原本を閲覧に供することができないときは,あらかじめ所管課が作成した当該個人情報の写しを閲覧に供するものとする。

 電磁的記録その他これらに類するもの(以下「電磁的記録等」という。)については,原則として,あらかじめ所管課がプリントアウトしたものを閲覧に供することにより行うものとする。

(2) 写しの交付の方法は,次のとおりとする。

 個人情報の写しは,原則として,所管課において作成し,情報公開コーナーにおいて交付するものとする。

 個人情報の写しの作成に用いる用紙の規格は,原則として日本産業規格A列3番及び4番並びにB列4番及び5番の用紙とし,当該個人情報(電磁的記録等にあっては,プリントアウトしたものをいう。)を等倍で複写して作成するものとする。

(3) 条例第17条第1項に規定する個人情報の部分開示を行う場合は,次のとおりとする。

 開示する部分と非開示とする部分とが別々のページに記録されているときは,当該非開示とする情報が記録されているページを除いて開示するものとする。

 開示する部分と非開示とする部分とが同一のページに記録されているときは,当該非開示とする情報を覆って複写したものを開示するものとする。

 又はの方法によることができないときは,その他可能な方法により開示するものとする。

(個人情報の開示に係る費用の徴収等)

第35条 個人情報の開示に係る費用の徴収事務は,管理課が情報公開コーナーにおいて行うものとする。

2 担当職員は,個人情報の写しの交付を行う際に,当該写しの作成に要する費用を請求者に納入させるものとする。なお,その計算方法は,次のとおりとする。

(1) 前条第2号イに規定する規格の用紙による写しの交付の枚数に規則別表に規定する費用の額を乗じた額とする。

(2) 1枚の図面等を分割して写しを作成したときは,作成した写しの枚数をもって前号における交付の枚数とする。この場合において,A列3番を超える大きさの用紙を用いたときは,A列3番の用紙を用いた場合の枚数に換算して枚数を算定する。

(3) 1枚の用紙の両面に複写したときは,2枚として計算する。

第5章 訂正等の請求に対する決定及び実施

(訂正等の請求に対する決定の事務手続)

第36条 個人情報の訂正・削除・目的外利用等の中止の請求(以下「訂正等の請求」という。)に係る請求書の送付を受けた所管課は,文書事務規程等に定める手続に従い,当該請求書に収受印を押すとともに,文書収受簿に必要な事項を記入する。

2 所管課は,請求に係る個人情報について,請求者が提出した請求内容を証明する書類等を参考に,関係書類等の確認,関係者への事情聴取等の方法により,その内容の正誤又は収集,取扱い等の事実関係について調査するものとする。

3 所管課は,前項の場合において,明らかに当該請求を承諾することができるものであるときを除き,管理課及び関係課と協議するものとする。

4 訂正等の請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合における当該第三者からの意見聴取等の調査については,開示請求に対する決定の事務手続に準じて行うものとする。

5 所管課は,訂正等の請求に係る請求書の提出があった日の翌日から起算して30日以内に,当該請求に対する決定をすることができないことが明らかになったときは,当該決定をしなければならない日の翌日から起算して30日を限度として当該決定期間を延長するものとする。なお,当該延長の手続については,開示請求に対する決定の事務手続に準じて行うものとする。

(訂正等の請求に対する決定)

第37条 訂正等の請求に対する決定は,開示請求に係る決定に準じた方法により行うものとする。

2 訂正等の請求に対する決定の起案用紙には,次に掲げる書類を添付するものとする。

(1) 規則第17条に定める個人情報訂正・削除・目的外利用等の中止に係る諾否決定通知書(規則様式第12号)の案

(2) 当該請求に係る請求書

(3) 当該請求に係る個人情報の写し

(4) 決定期間を延長している場合にあっては,当該延長に係る起案文書

(5) 第三者の意見聴取を行った場合にあっては,当該意見聴取に係る書類

(6) 前各号に掲げるもののほか,当該決定をするために必要と認める資料

3 決定通知書は,所管課が,次の事項に留意し,作成するものとする。

(1) 「請求に係る個人情報の件名又は内容」の欄については,訂正等の請求があった個人情報の件名又は内容を正確に記入すること。

(2) 「請求の区分」の欄については,訂正,削除又は目的外利用等の中止のいずれか,当該請求の区分を選択し,該当する□に印を記入すること。

(3) 「決定の区分」の欄については,当該請求に対しての諾否について,該当する□に印を記入すること。

(4) 「訂正・削除・目的外利用等の中止を行った日」の欄については,実際に訂正・削除・目的外利用等の中止を行った年月日を記入すること。

(5) 「個人情報の一部又は全部を拒否する理由」の欄については,その理由をできる限り具体的に記入すること。

(訂正の実施)

第38条 所管課は,個人情報を訂正する旨の決定を行ったときは,速やかに次の方法により訂正請求に係る個人情報の訂正を行うものとし,個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ,適切な方法により行うものとする。

(1) 誤った個人情報を完全に消去したうえで,事実に合致した個人情報を新たに記録する。

(2) 誤った個人情報が記録されている部分を二重線で抹消し,余白に事実に合致した個人情報を朱書等で記入する。

(3) 記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白等に記入する。

2 所管課は,訂正を行った個人情報の目的外利用等をしている課等があるときは,当該目的外利用等を行っている課等に対し,訂正の内容を通知するとともに,当該内容の訂正を依頼するものとする。

(削除の実施)

第39条 所管課は,個人情報を削除する旨の決定を行ったときは,速やかに次の方法により削除請求に係る個人情報の削除を行うものとし,個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ,適切な方法により行うものとする。

(1) 削除すべき個人情報を完全に消去すること。

(2) 削除すべき個人情報が記録された部分を黒塗りすること。

(3) 削除すべき個人情報が記録された媒体を廃棄又は焼却すること。

2 所管課は,削除を行った個人情報の目的外利用等をしている課等があるときは,当該目的外利用等を行っている課等に対し,その旨を通知するとともに,当該個人情報の返還,廃棄又は削除を依頼するものとする。

(目的外利用等の中止の実施)

第40条 所管課長は,個人情報の目的外利用等の中止の決定をしたときは,当該個人情報の目的外利用等を行っている課等に対し,速やかにその旨を通知するとともに,当該個人情報の返還,廃棄又は削除を依頼するものとする。

(訂正等の実施等の通知)

第41条 所管課は,当該訂正等の請求に係る事項を実施したとき,又は非承諾の決定をしたときは,速やかに当該請求に対する決定通知書を請求者に送付するとともに,その写しを管理課に送付するものとする。

第6章 審査請求

(審査請求の受付等)

第42条 個人情報の開示等の請求に対する決定について,書面による審査請求があった場合は,管理課がその受付及び受理を行うものとする。この場合において,口頭により審査請求があった場合は,行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第1項の規定により書面によらなければならない旨を説明し,書面により行うよう指導するものとする。

2 担当職員は,審査請求書の記入事項を確認するとともに,不備がない場合は受付印を押し,正本は管理課で保管し,副本は所管課へ送付するものとする。この場合において,審査請求書の記入事項について不備があるときは,審査請求人にその補正を求めるものとする。

3 担当職員は,審査請求人が前項に規定する補正の命令に応じないとき,又は審査請求が不適法であるときは,行政不服審査法の定めるところにより,当該審査請求を却下し,速やかに書面により審査請求人に通知するものとする。

4 管理課は,審査請求を認容する場合は,審査請求人等に対し速やかにその旨を通知し,個人情報の開示請求の場合にあっては開示の日時等の協議及び調整を,訂正等の請求の場合にあってはその実施を行うものとする。この場合において,所管課は,決定通知書を再度交付するものとする。また,当該情報に関し,第三者の意見聴取を行った場合は,当該第三者にも通知するものとする。

5 管理課は,第3項の規定による場合を除き,相当の期間を定めて,所管課に弁明書の提出を求めるものとする。

6 管理課は,前項の規定により弁明書の提出を受けたときは,その副本を審査請求人等に送付し,相当の期間を定めて,審査請求人等に対し反論書等の提出を求めるものとする。

7 管理課は,審査請求人等から申立てがあったときは,口頭で審査請求に係る事件に関する意見を述べる機会を与えるものとする。

8 管理課は,審査請求人等から審査請求に係る提出書類等の閲覧又は交付の請求があったときは,日時等を定め,当該審査請求人等に対し,当該提出書類等の閲覧又は交付をするものとする。この場合において,審査請求人等が提出書類等の交付を求めるときは,稲敷地方広域市町村圏事務組合行政不服審査に関する条例(平成28年稲敷地方広域市町村圏事務組合条例第7号)の規定の例により,当該交付に係る手数料の徴収等を行うものとする。

(審査請求に係る審査会への諮問)

第43条 審査請求を受け付けた管理課は,前条第4項の規定による場合を除き,個人情報保護諮問書(規則様式第13号)に次に掲げる書類を添付し,審査会に諮問しなければならない。

(1) 審査請求書の写し

(2) 開示等の請求に係る請求書の写し

(3) 開示等の請求に係る決定通知書の写し

(4) 開示等の請求のあった個人情報の写し

(5) 前各号に定めるもののほか,審査請求に対する審議をするために必要と認める書類

(審査会への書類の提出等)

第44条 所管課は,審査会から意見若しくは説明又は書類の提出を求められたときは,その求めに応じなければならない。

(審査請求に対する裁決等)

第45条 管理課は,審査会から答申があったときは,遅滞なく,かつ,当該答申を最大限に尊重して審査請求に対する裁決を行うものとする。

2 管理課は,前項に規定する裁決をしたときは,速やかに,審査請求人に対し裁決書の謄本及び審査会の答申書の写しを送付するものとする。この場合において,管理課は,当該裁決書等の写しを所管課に送付するものとする。

3 管理課は,第1項に規定する裁決をした場合において,当該裁決に係る個人情報について条例第14条第6項条例第20条第4項条例第21条第2項及び条例第22条第2項に規定するところにより第三者の意見を聴取したときは,当該第三者に対して口答により当該裁決内容を告知するものとする。ただし,審査請求を棄却する旨の裁決をしたときは,この限りでない。

(管理課に対する審査請求に関する特例)

第46条 管理課に係る個人情報の開示等の請求に対する決定についての審査請求に対する第2条第1号及び第42条から前条までの規定の適用については,これらの規定中「管理課」とあるのは「総務課」と,「担当職員」とあるのは「総務課職員」と読み替えるものとする。

第7章 補則

(苦情の処理)

第47条 個人情報の取扱いに関する苦情については,所管課又は管理課で受け付けるものとする。

2 苦情の受付に当たっては,当該苦情の趣旨,内容等を十分聴取し,苦情の内容が他の制度により対応すべきものであるときは,その旨を説明するとともに,所管課へ案内するなど適切に対応するものとする。

3 所管課は,苦情を受け付けたときは,関係書類等の確認及び関係者への事情聴取等を行うなどの方法により,事実関係を把握し,必要に応じ,関係機関と連絡を取るなど,迅速かつ適切な処理を行うものとする。

(個人情報の検索資料の作成)

第48条 第5条から第7条の規定により送付を受けた個人情報届出書並びに第14条第3項の規定により送付を受けた個人情報目的外利用報告書及び第15条第3項の規定により送付を受けた個人情報外部提供報告書は,情報公開コーナーにおいて一般の閲覧に供するものとする。

(運用状況の公表)

第49条 条例第30条に規定する運用状況の公表は,毎年6月30日までに,前年度における次に掲げる事項について,稲敷地方広域市町村圏事務組合掲示場及び構成市町村の掲示場に掲示することにより行うものとする。

(1) 開示,訂正,削除及び目的外利用等の中止の請求の件数

(2) 開示,訂正,削除及び目的外利用等の中止の請求に対する決定の件数

(3) 審査請求の件数

(4) 審査請求の処理状況

(5) その他管理者が必要と認める事項

(委任)

第50条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

付 則

この訓令は,平成17年4月1日から施行する。

付 則(平成25年訓令第3号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成28年訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は,公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正後の稲敷地方広域市町村圏事務組合個人情報保護事務取扱要綱の規定は,この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に行われた個人情報の開示等の請求に対する決定に係る審査請求について適用し,施行日前に行われた個人情報の開示等の請求に対する決定に係る審査請求ついては,なお従前の例による。

付 則(平成30年訓令第4号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

付 則(令和2年訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

稲敷地方広域市町村圏事務組合個人情報保護事務取扱要綱

平成17年3月3日 訓令第2号

(令和2年3月4日施行)

体系情報
第4編 行政一般
沿革情報
平成17年3月3日 訓令第2号
平成25年3月27日 訓令第3号
平成28年6月1日 訓令第3号
平成30年3月16日 訓令第4号
令和2年3月4日 訓令第1号