○稲敷地方広域市町村圏事務組合情報公開事務取扱要綱
平成17年3月3日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は，稲敷地方広域市町村圏事務組合情報公開条例(平成17年稲敷地方広域市町村圏事務組合条例第1号。以下「条例」という。)及び稲敷地方広域市町村圏事務組合管理者が管理する情報の公開に関する規則(平成17年稲敷地方広域市町村圏事務組合規則第1号。以下「規則」という。)に定める情報の公開の事務処理について，必要な事項を定めるものとする。
(事務局管理課及び所管課の所掌事務)
第2条 事務局管理課は，事務局管理課(以下「管理課」という。)が管理する情報公開コーナー(以下「情報公開コーナー」という。)において，次の事務を行うものとする。
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 情報の公開の請求(以下「公開請求」という。)に係る情報を作成し，又は取得した課等(以下「所管課」という。)との連絡及び調整に関すること。
(3) 情報公開請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)の受付，受理及び所管課への送付に関すること。
(4) 所管課が行った情報の公開(部分公開を含む。以下同じ。)の決定に係る情報の写しの送付に関すること。
(5) 情報の写しの作成に要する費用及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 情報の目録(ファイル基準表)の整備及びその閲覧に関すること。
(8) 審査請求書の受付及び受理に関すること。
(9) 稲敷地方広域市町村圏事務組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に関すること。
(10) 前号の審査会の答申を受けて行った審査請求に対する裁決及び当該裁決に係る書面の交付に関すること。
(11) 運用状況の公表に関すること。
2 所管課においては，次の事務を行うものとする。
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 管理課から送付された請求書の受領に関すること。
(3) 公開請求に対する情報の公開若しくは部分公開又は非公開の決定(以下「公開・非公開の決定」という。)に関すること。
(4) 第三者から意見を聴取すること。
(5) 公開・非公開の決定に係る書面(前号の規定により意見を聴取した第三者に関する情報の公開・非公開の決定に係る書面を含む。)の送付に関すること。
(6) 情報の公開の決定に係る情報の写しの作成及び交付に関すること。
(8) 管理課から送付された審査請求書の受領に関すること。
(9) 審査請求に対する弁明書の作成等に関すること。
(10) 所管課に係る情報の提供に関すること。
(情報公開事務の窓口等)
第3条 情報公開事務を取り扱う窓口は，管理課とする。
2 所管課に，直接，公開請求や問い合わせ等があった場合には，当該所管課において相談に応じるとともに情報公開コーナーにおいて公開請求の受付等を行う旨の案内をするものとする。
(公開請求の方法)
第5条 公開請求は，原則として，規則第2条に規定する請求書に必要事項を正確に記入し，提出することによって行うこととし，口答又は電話による請求は認めないものとする。
(請求権者の確認等)
第6条 公開請求は，原則として本人が行うものとする。ただし，代理人による公開請求を妨げない。この場合においては，委任状等の代理関係を証する書類を添付させるものとする。
2 担当職員は，公開請求のあった情報が存在しない場合は，原則として当該公開請求を受理することができない旨を説明するとともに，当該公開請求の趣旨に沿った情報の提供等適切な対応を行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず，請求者が再度請求の意思を表明したときは，所管課に請求に係る情報の存否を再度確認させるため，また，請求者に対し，情報の不存在に係る審査請求の提起を行う余地を残すために，請求書の受付を行うものとする。
(請求書の記載事項の確認)
第8条 担当職員は，請求書の記載事項の確認について，次のとおり行うものとする。
(1) 「請求日」については，請求者が情報公開コーナーに請求書を提出した年月日が記入してあること。
(2) 「あて先」については，公開請求のあった情報を管理している実施機関の名称が記入してあること。
(3) 請求者の「住所(所在地)，氏名(名称及び代表者名)及び電話番号」については，次のとおりであること。
イ 電話番号については，請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅，勤務先等)が記入してあること。請求者が法人その他の団体である場合には，併せて備考欄に担当者の所属，氏名等の記入を求めること。
ウ 代理請求の場合は，請求者欄には請求者本人の住所，氏名及び電話番号の記入を，備考欄に代理人の住所，氏名及び電話番号の記入を求めること。
エ 押印は，請求者が法人その他の団体である場合以外は必要ないこと。
(4) 「請求する情報の件名又は内容」の欄については，公開請求のあった情報を特定するために重要であるので，件名又は内容が情報を検索することができる程度に具体的に記入してあること。
(5) 「情報の公開の区分」の欄については，閲覧又は写しの交付のいずれか請求者の希望する方法の番号を○で囲んであること。なお，閲覧のみの希望の場合であっても，公開の当日に希望した場合は，写しの交付を行うものとする。
(6) 「請求の目的」の欄については，請求者の正当な権利の行使及び部分公開等を検討するための公開請求の趣旨の確認，情報の特定，統計処理等に必要であるので，原則として記入を求めること。
2 担当職員は，請求書に必要事項が記入されていない場合又は不明確な箇所がある場合は，請求者に対して，その箇所を訂正し，又は補筆して補正するよう求めるものとする。
(請求書の受理等)
第9条 担当職員は，提出を受けた請求書の記入に不備がない場合は，これを受理するものとし，請求書に受理年月日，所管課等の名称及び電話番号その他必要な事項を記入し，副本1通を請求者に交付するとともに，次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 受理した日の翌日から起算して14日以内に，公開・非公開の決定を行い，その結果を決定通知書により，請求者に対し通知すること。ただし，やむを得ない理由があるときは，受理した日の翌日から起算して30日を限度として，公開・非公開の決定の期間を延長することがあり，このときは，決定期間延長通知書により，請求者に対し通知すること。
(2) 情報の写しの交付を行うときは，写しの作成及び送付に要する費用を徴収すること。
(3) 情報の公開の日時及び場所は，事前に所管課が請求者と連絡を取り調整したうえで，決定通知書により通知すること。
(4) 情報の公開の場所は，原則として情報公開コーナーであること。
(郵送による公開請求)
第10条 担当職員は，請求書が郵送されてきた場合も，請求者が来庁し請求書を提出した場合と同様に取り扱うものとする。なお，請求書の記入に不備があった場合には，担当職員が請求者と連絡を取り，その箇所の補正を求め返送し，当該請求書の補正が完了した日に公開請求を受理するものとする。
(情報公開コーナーで受理した後の請求書の取扱い)
第11条 担当職員は，請求書を受け付けた場合は，請求書の副本1通を情報公開コーナーで保管し，正本を所管課に送付するものとする。
2 所管課が請求書を受領した場合における当該請求に係る決定期間の起算日は，情報公開コーナーにおいて請求書を受理した日の翌日とする。
(公開・非公開の決定の事務手続)
第12条 請求書の正本を受領した所管課は，稲敷地方広域市町村圏事務組合文書事務規程(昭和54年稲敷地方広域市町村圏事務組合訓令第1号。以下「文書事務規程」という。)等に定める手続に従い，請求書に収受印を押すとともに，文書収受簿(文書事務規程様式第1号)に必要事項を記入する。
3 所管課は，公開請求のあった情報に，第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは，慎重かつ公正な公開・非公開の決定を行うため，必要に応じ，第17条(第三者情報の取扱い)に定めるところにより処理するものとする。
4 公開・非公開の決定は，前2項に定める検討，協議，調査等の結果を踏まえ，所管課において，稲敷地方広域市町村圏事務組合事務決裁規程(平成21年稲敷地方広域市町村圏事務組合訓令第4号)に定める権限を有する者の決裁を受けて行うものとする。この場合の決定に際しては，条例の統一的な運用を図る必要があるため，管理課と事前に協議するものとする。
5 公開・非公開の決定の起案文書には，請求書，決定通知書の案，第三者情報に関する調査を行った場合はその調査に関する書類，公開請求のあった情報の写し等を添付するものとする。
6 決定通知書は，所管課が，次の事項に留意し，作成するものとする。
(1) 「情報の件名又は内容」の欄については，公開請求のあった情報の件名又は内容を正確に記入すること。
(2) 「情報の公開の日時」の欄については，決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し，到達予定日から数日以後の，通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合において，所管課は，請求者及び管理課と事前に電話等により打ち合わせをするなどして，請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとすること。
(3) 「情報の公開の場所」の欄については，原則として，情報公開コーナーにおいて行うものとすること。ただし，所管課が特に必要と認める場合は，管理課と協議のうえ，公開を行う場所を別に指定することができること。
(5) 「公開することができるようになる時期」の欄については，部分公開の決定又は非公開の決定を行う場合であって，当該決定の時点において，おおむね1年以内に情報を公開することができないとした理由が消滅することにより，当該情報の全部又は一部を公開することができるようになることが明らかな場合は，その期日を記入すること。
(決定期間の延長)
第13条 所管課は，請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に公開・非公開の決定をすることができないことが明らかになったときは，請求書を受理した日の翌日から起算して30日を限度として当該決定期間を延長するものとする。この場合において，所管課は，次の事項に留意し，速やかに決定期間延長通知書を作成し，請求者に送付するとともに，その写しを管理課に送付するものとする。
(1) 「情報の件名又は内容」の欄については，公開請求のあった情報の件名又は内容を記入すること。
(2) 「当初の決定期間」の欄については，請求書を受理した日の翌日及び当該日から起算して14日目に相当する日を記入すること。ただし，14日目に相当する日が稲敷地方広域市町村圏事務組合の休日を定める条例(平成4年稲敷地方広域市町村圏事務組合条例第1号)に規定する稲敷地方広域市町村圏事務組合の休日(以下「組合の休日」という。)に当たる場合は，その翌日をもって期間の末日とする。
(3) 「延長後の決定期間」の欄については，当初の決定期間の末日の翌日及び請求書を受理した日の翌日から起算して30日までの日を記入すること。ただし，30日目に相当する日が組合の休日に当たる場合は，その翌日をもって延長後の決定期間の末日とする。
(4) 「延長の理由」の欄については，決定期間を延長するをやむを得ない理由を可能な限り具体的に記入すること。
(決定通知書の送付)
第14条 所管課は，公開・非公開の決定をした場合は，速やかに決定通知書を作成し，これを請求者に送付するとともに，その写しを管理課に送付するものとする。
(情報の公開の方法)
第15条 情報の公開の方法は，次のとおりとする。
(1) 閲覧の方法は，次のとおりとする。
ア 文書，図面，写真については，これらの原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし，当該情報が汚損し，又は破損するおそれのあるとき，条例第10条第1項の規定による情報の部分公開を行うとき，その他当該情報の原本を閲覧に供することができないときは，あらかじめ所管課が作成した当該情報の写しを閲覧に供するものとする。
イ 電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)その他これらに類するもの(以下「電磁的記録等」という。)については，原則として，あらかじめ所管課がプリントアウトしたものを閲覧に供することにより行うものとする。
(2) 写しの交付の方法は，次のとおりとする。
ア 情報の写しは，原則として，所管課において作成し，情報公開コーナーにおいて交付するものとする。
イ 情報の写しの作成に用いる用紙の規格は，原則として日本産業規格A列3番及び4番並びにB列4番及び5番の用紙とし，当該情報(電磁的記録等にあっては，プリントアウトしたものをいう。)を等倍で複写して作成するものとする。
ウ 情報の写しを交付する際には，当該写しの余白又は別紙を用い，当該情報の写しを交付する所管課名を表示するものとする。
エ 情報の写しの送付に係る事務は，原則として管理課が行うものとする。この場合において，担当職員は，請求者から事前に当該写しの作成に要する費用を納入させるとともに，送付に要する切手及び送付先を記載した封筒を提出させるものとする。
(3) 条例第10条第1項に規定する情報の部分公開を行う場合は，次のとおりとする。
ア 公開する部分と非公開とする部分とが別々のページに記録されているときは，当該非公開とする情報が記録されているページを除いて公開するものとする。
イ 公開する部分と非公開とする部分とが同一のページに記録されているときは，当該非公開とする情報を覆って複写したものを公開するものとする。
(情報の公開の実施事務)
第16条 情報の公開は，次のとおり行うものとする。
(1) 情報の公開は，あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所で行うものとする。
(2) 情報の公開を行う際は，所管課の職員及び担当職員が立ち合うものとする。この場合において，担当職員は，請求者に対して決定通知書を提示するよう求めるものとする。ただし，条例第7条第1項ただし書の規定により，口頭により通知をした場合においては，この限りでない。
(3) 公開に立ち合う所管課の職員は，決定通知書に記入された情報と請求者が情報の公開を受けようとする情報とが一致すること，及び情報の公開の方法並びに写しの交付については，その数量及び写しの作成箇所等を請求者に対して確認のうえ，情報の公開を行うものとする。
(4) 担当職員は，写しの交付を行う場合には，当該写しの作成に要する費用を告知するとともに現金による納入を求め，納入が完了した後，領収書を交付するものとする。
(5) 当初閲覧のみを希望した場合であっても，閲覧の当日に写しの交付を希望した場合は，担当職員は，請求書及び決定通知書等の記載内容に補正を施し，写しを交付することができるものとする。
(6) 所管課の職員は，請求者が指定の日時に指定の場所に来なかった場合は，請求者と連絡をとり調整のうえ，別の日時に情報の公開を行うこととする。この場合において，新たな決定通知書は，交付しないものとする。
(7) 担当職員は，情報の閲覧に当たって，請求者が当該情報を改ざんし，若しくは汚損し，又は破損するおそれがあるときは，当該情報の閲覧を中止させ，又は禁止することができるものとする。
(第三者情報の取扱い)
第17条 所管課は，公開請求のあった情報に第三者の情報が記録されている場合において，必要と認めるときは，慎重かつ公正な公開・非公開の決定を行うため，当該第三者から意見聴取を行う等必要な調査を実施するものとする。ただし，公開請求のあった情報に記録された第三者情報が，条例第9条の各号のいずれかに該当すること，又は該当しないことが明らかであるときは，この限りでない。
2 前項に規定する調査事項は，法人等又は事業を営む個人の権利利益の侵害の有無，国等との間における協力関係又は信頼関係に関する影響の有無その他必要と認める事項とする。
4 調査の回答は，直接担当課に申し出ることや電話による回答も認めるものとする。その際には，所管課は，次に掲げる事項を記録した調査書を作成するものとする。
(1) 意見を聴いた第三者の住所及び氏名(法人その他の団体にあっては，所在地並びに名称及び代表者の氏名)
(2) 意見を聴いた年月日
(3) 当該第三者の意見
(4) その他必要な事項
5 所管課は，第三者情報について，調査を行った後に公開の決定をした場合は，次に掲げる事項を記載した第三者情報公開決定通知書(規則様式第6号)により，非公開の決定をした場合には電話等により，当該第三者に対し速やかに通知するものとする。
(1) 情報の件名又は内容
(2) 決定の内容
(3) 情報の公開を行う期日
(4) その他必要な事項
6 前3項に関する書面については，それぞれ写し1部を管理課に送付するものとする。
(情報の公開に係る費用の徴収等)
第18条 情報の公開に係る費用の徴収事務は，管理課が情報公開コーナーにおいて行うものとする。
2 担当職員は，情報の写しの交付を行う際に，当該写しの作成に要する費用を請求者に納入させるものとする。なお，その計算方法は，次のとおりとする。
(2) 1枚の図面等を分割して写しを作成したときは，作成した写しの枚数をもって前号における交付の枚数とする。この場合において，A列3番を超える大きさの用紙を用いたときは，A列3番の用紙を用いた場合の枚数に換算して枚数を算定する。
(3) 1枚の用紙の両面に複写したときは，2枚として計算する。
3 請求者が情報の写しの郵送を希望したときは，写しの作成に要する費用とともに送付先を記載した封筒及び送付に要する切手を事前に納めさせるものとする。
(審査請求があった場合の取扱い)
第19条 公開・非公開の決定について，書面による審査請求があった場合は，管理課がその受付及び受理を行うものとする。この場合において，口頭により審査請求があった場合は，行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第1項の規定により書面によらなければならない旨を説明し，書面により行うよう指導するものとする。
2 担当職員は，審査請求書の記入事項を確認するとともに，不備がない場合は受付印を押し，正本は管理課で保管し，副本は所管課へ送付するものとする。この場合において，審査請求書の記入事項について不備がある場合は，その補正を求めるものとする。
3 担当職員は，審査請求が不適法であるときは，当該審査請求を却下し，審査請求人等に対し速やかにその旨を通知するものとする。
4 管理課は，審査請求を認容する場合は，審査請求人等に対し速やかにその旨を通知し，公開の日時等を協議，調整するものとする。この場合において，管理課は，決定通知書を再度交付するものとする。また，当該情報に関し，第三者の意見の聴取を行った場合は，その旨を当該第三者にも通知するものとする。
5 管理課は，第3項の規定による場合を除き，相当の期間を定めて，所管課に弁明書の提出を求めるものとする。
6 管理課は，前項の規定により弁明書の提出を受けたときは，その副本を審査請求人等に送付し，相当の期間を定めて，審査請求人等に対し反論書等の提出を求めるものとする。
7 管理課は，審査請求人等から申立てがあったときは，口頭で審査請求に係る事件に関する意見を述べる機会を与えるものとする。
8 管理課は，審査請求人等から審査請求に係る提出書類等の閲覧又は交付の請求があったときは，日時等を定め，当該審査請求人等に対し，当該提出書類等の閲覧又は交付をするものとする。この場合において，審査請求人等が提出書類等の交付を求めるときは，稲敷地方広域市町村圏事務組合行政不服審査に関する条例(平成28年稲敷地方広域市町村圏事務組合条例第7号)の規定の例により，当該交付に係る手数料の徴収等を行うものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 請求書の写し
(3) 決定通知書の写し
(4) 公開請求のあった情報の写し
(5) その他必要な資料
10 前項の場合において，管理課は，非公開の理由に係る説明資料を添えて審査会に諮問したときは，その写しを審査請求人に送付するものとする。
11 管理課は，審査会から答申があった場合は，当該答申があった日の翌日から起算して14日以内に，当該審査請求に対する裁決を行うとともに，審査請求人に対し裁決書の謄本及び審査会の答申書の写しを送付するものとする。この場合において，管理課は，当該裁決書等の写しを所管課に送付するものとする。
(任意的公開の取扱い)
第21条 情報の任意的公開は，平成14年1月1日前に実施機関の職員が作成し，又は取得した情報について，請求権者から情報の公開の申出があった場合，又は請求権者以外のものから情報の公開の申出があった場合に行うものとする。
4 その他情報の任意的公開に関する事務処理については，この要綱に定める公開請求に関する手続に準じて行うものとする。
(情報の目録の作成等)
第22条 所管課は，前年度の情報の目録(ファイル基準表)を毎年4月30日までに作成し，管理課に送付するものとする。
2 所管課は，前項の情報の目録を変更し，又は補正したときは，その写しを遅滞なく管理課に送付するものとする。
3 前2項の規定により，送付を受けた情報の目録は，情報公開コーナーにおいて一般の閲覧に供するものとする。
(実施状況の公表)
第23条 条例第17条の規定による運用状況の公表は，毎年6月30日までに，前年度における次に掲げる事項について，稲敷地方広域市町村圏事務組合掲示場及び構成市町村掲示場に掲示して行うものとする。
(1) 公開請求の件数
(2) 公開・非公開の決定の件数
(3) 審査請求の件数
(4) 審査請求の処理状況
(5) その他管理者が定める事項
(補則)
第24条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は，管理者が別に定める。
付則
この訓令は，公布の日から施行し，平成17年4月1日から適用する。
付則(平成25年訓令第2号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成27年訓令第1号)
この訓令は，平成27年4月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は，公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の稲敷地方広域市町村圏事務組合情報公開事務取扱要綱の規定は，この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に行われた公開・非公開の決定に係る審査請求について適用し，施行日前に行われた公開・非公開の決定に係る審査請求ついては，なお従前の例による。
付則(平成30年訓令第3号)
この訓令は，平成30年4月1日から施行する。
付則(令和2年訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。